Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации" регулирует применение контрольно-кассовой техники (ККТ), которую еще называют онлайн-кассой. 

Сами по себе кассы не умеют отправлять данные в налоговую, в этом им помогает посредник — оператор фискальных данных или ОФД. Это организация с разрешением от ФНС на обработку фискальных данных. Как это работает:

• Касса формирует чеки и другие документы, затем передает их ОФД через интернет.
• ОФД формирует подтверждение оператора для каждого документа и отправляет его обратно на кассу.
• Оператор обрабатывает, сохраняет и отправляет полученные данные в налоговую.

Если в чеке есть маркированный товар, владелец кассы обязан поручить ОФД отправлять информацию в систему маркировки. ККТ отправит данные еще и в Честный знак.

Если касса установлена в местности, отдаленной от сетей связи, или на территории засекреченных военных объектов, к ОФД можно не подключаться. Об этом сказано в п. 7 ст. 2 Закона № 54-ФЗ. Когда срок действия ФН истекает, владелец сам относит его в налоговую, чтобы передать инспекторам данные о расчетах.

Закон 54-ФЗ обязывает использовать кассу при таких расчетах:

• когда товар или услугу оплачивает физлицо, в том числе через интернет-магазин;
• когда расчет происходит между ИП и юрлицом, а платеж совершается наличными деньгами или с предъявлением банковской карты;
• когда принимаете аванс за товар или услугу, делаете зачет или возврат этого аванса;
• во время предоставления и погашения займов для оплаты товаров, работ или услуг;
• во время предоставления или получения иного встречного предоставления за товары, работы или услуги;
• при приеме ставок, интерактивных ставок и выплате выигрыша в азартных играх.

Полный перечень операций, которые считаются расчетами, приведен в статье 1.1 54-ФЗ.

При расчете необходимо сформировать чек и передать его покупателю. Это можно сделать в бумажном или в электронном виде, если клиент согласен и предоставил контакты для отправки. В Законе № 54-ФЗ описан порядок применения кассовой техники — статья 4.3 и требования к кассовому чеку — статья 4.7.

Если продавец обязан применять кассу, но не делает этого, ФНС может выписать штраф.

Размер штрафов указан в ст. 14.5 КоАП РФ.

Для ИП: 25-50 % от суммы расчета, но не менее 10 000 рублей.

Для юридических лиц: 75-100 % от суммы расчета, но не менее 30 000 рублей.

А за невыдачу кассовых чеков могут вынести предупреждение или назначить штраф:

Для ИП 2 000 рублей.

Для юридических лиц: 10 000 рублей.

Если во всех перечисленных случаях нарушитель — субъект МСП, то размер штрафа в два раза меньше (ст. 4.1.2 КоАП РФ).

ИП на НПД (самозанятые)

Если предприниматель применяет налог на профессиональный доход (или зарегистрирован как самозанятый), то касса не нужна, от видов деятельности это не зависит. Дело в том, что самозанятые формируют чеки в мобильном приложении «Мой налог».

При этом самозанятым придется обзавестись кассой, например, если они превысят лимит по доходам. А еще они могут купить кассу по собственному желанию.

ИП на патенте (ПСН)

Не покупать кассу могут те предприниматели на патенте, чей вид деятельности указан в п. 2.1 ст. 2 54-ФЗ.

Некоторые юрлица и ИП освобождены от применения касс в следующих случаях:

• Если совершают безналичные расчеты друг с другом. Но освобождение не касается расчетов с предъявлением банковской карты и наличными.
• Если работают в труднодоступных или отдаленных местностях. Освобождение не относится к продаже подакцизных товаров, маркированной продукции и расчетов через торговые автоматы без помощи человека.
• Если занимаются видами деятельности из п. 2 ст. 2 Закона № 54-ФЗ.

Если ИП на патенте разрешена деятельность без кассы, то ИП обязан формировать документ, подтверждающий факт расчета. Требования к такому документу описаны в пункте 2.1 статьи 2 Закона 54-ФЗ.

Компании в труднодоступных или отдаленных местностях, которые могут работать без кассы. По требованию покупателя нужно выдавать документ, который подтверждает факт расчета. Порядок выдачи такого документа утвержден Постановлением Правительства от 15.03.2017 № 296.